Jak napisać ofertę na zlecenie: układ, sformułowania i przykłady

Ten poradnik jest dla twórców, którzy wysyłają pisemne wyceny prac na zamówienie: stołu, pierścionka zaręczynowego, kompletu ceramiki, torby szytej na miarę, gitary czy bramy. Dotyczy samego dokumentu, a nie tego, jak policzyć kwotę. Rachunek opisujemy w poradniku jak wycenić mebel na zamówienie; metoda pasuje do większości rzemiosł.

Dobra oferta załatwia trzy sprawy. Mówi klientowi dokładnie, co dostanie, za ile i kiedy. Chroni cię, kiedy brief zaczyna się rozjeżdżać. I staje się punktem odniesienia, z którym oboje porównacie gotową rzecz.

Piszemy o różnicy między ofertą a wyceną orientacyjną, o tym, co mówi Kodeks cywilny, dajemy listę kontrolną elementów oferty, sposoby podawania ceny, terminów i poprawek, trzy przykłady z różnych rzemiosł i błędy, od których zaczyna się większość sporów.

Najważniejsze

• Napisz na dokumencie, czy to oferta z ceną, której się trzymasz, czy wycena orientacyjna.
• Według art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego ofertą jest oświadczenie, które określa istotne postanowienia umowy. Cennik i reklama to w razie wątpliwości tylko zaproszenie do zawarcia umowy (art. 71).
• W ofercie umieść zakres, materiały, wycenione opcje, wyłączenia, cenę i VAT, termin ważności, etapy płatności, czas realizacji z punktem startu i liczbę poprawek projektu.
• Opcje wyceniaj osobno, żeby klient mógł wybierać bez otwierania całej oferty od nowa.
• Pisz tak, żeby ktoś trzeci mógł porównać gotową rzecz z ofertą i ocenić, czy się zgadza.

Oferta czy wycena orientacyjna

Klienci i twórcy często używają tych słów zamiennie. Warto je rozdzielić.

• Wycena orientacyjna, kiedy projekt, wymiary albo materiały są jeszcze otwarte. Podaj widełki i napisz, od czego zależą.
• Oferta, kiedy projekt jest ustalony. Jedna cena albo cena dla każdej opcji, dla określonego zakresu.

Słowo „Oferta” albo „Wycena orientacyjna” umieść w nagłówku. Przy wycenie dopisz jedno zdanie o tym, co zamieni ją w ofertę, na przykład: „Kiedy zaakceptujesz ostateczne rysunki i wybierzesz kamień, prześlę ofertę z ceną wiążącą”.

Co mówi Kodeks cywilny

To ogólna informacja, a nie porada prawna. Sprawdź aktualny tekst ustawy i skonsultuj swoje warunki z prawnikiem.

• Oferta (art. 66 § 1). Oświadczenie woli zawarcia umowy jest ofertą, jeśli określa istotne postanowienia tej umowy. Dokument z opisem przedmiotu, ceną i terminem może więc być ofertą w sensie prawnym, a jej przyjęcie przez klienta prowadzi do zawarcia umowy.
• Ważność oferty (art. 66 § 2). Jeśli nie wpiszesz terminu na odpowiedź, oferta złożona mailem lub na piśmie przestaje wiązać po czasie, w którym zwykle przyszłaby odpowiedź wysłana bez nieuzasadnionego opóźnienia. Dlatego lepiej wpisać konkretną datę.
• Cennik to nie oferta (art. 71). Ogłoszenia, reklamy i cenniki w razie wątpliwości są zaproszeniem do zawarcia umowy. Widełki na stronie internetowej nie zobowiązują cię do konkretnej ceny.

Większość zleceń dla pracowni to w praktyce umowa o dzieło (art. 627). Kodeks rozróżnia dwa sposoby ustalenia wynagrodzenia:

	Wynagrodzenie kosztorysowe	Wynagrodzenie ryczałtowe
Podstawa	Zestawienie planowanych prac i przewidywanych kosztów (art. 629)	Jedna kwota za całość (art. 632)
Czy cena może wzrosnąć	W określonych sytuacjach, np. przy pracach dodatkowych, których nie dało się przewidzieć mimo należytej staranności (art. 630)	Co do zasady nie, nawet jeśli przy zawieraniu umowy nie dało się przewidzieć rozmiaru lub kosztów prac (art. 632 § 1)
Prace dodatkowe bez zgody klienta	Nie dają prawa do podwyżki (art. 630 § 2)	Nie dotyczy, ryczałt jest stały
Uprawnienie klienta	Przy znacznej podwyżce może odstąpić od umowy i zapłacić część wynagrodzenia (art. 631)	Wyjątkowo sąd może podwyższyć ryczałt przy rażącej stracie wynikającej z nieprzewidywalnej zmiany stosunków (art. 632 § 2)

Wniosek praktyczny: jeśli podajesz jedną kwotę za całość, zakładaj, że to ryczałt i że ryzyko błędu w wycenie jest po twojej stronie. Dlatego ryczałt podawaj dopiero przy ustalonym projekcie, a wszystkie zmiany zakresu zapisuj i wyceniaj osobno.

Co powinna zawierać oferta

Część	Co wpisać
Nagłówek	Dane pracowni, imię i nazwisko lub firma klienta, data, numer i słowo „Oferta” albo „Wycena orientacyjna”
Przedmiot	Akapit opisu tego, co zrobisz, w miarę możliwości słowami klienta
Zakres i specyfikacja	Wymiary, liczba sztuk, rozmiar pierścionka, miary, menzura; odwołanie do rysunków z numerem i datą
Materiały i wykończenie	Gatunek i klasa drewna, metal i próba, kamienie, masa i szkliwo, rodzaj i grubość skóry; materiały powierzone przez klienta
Opcje	Każda opcja z własną ceną, żeby klient mógł wybrać
Wyłączenia	Czego cena nie obejmuje: transport, montaż, grawer, futerał, kotwy, cechowanie, wycena do ubezpieczenia
Cena	Kwota, waluta i informacja o VAT (wliczony, doliczany albo zwolnienie)
Ważność	Data, do której oferta obowiązuje
Płatności	Wysokość zaliczki i co nią rezerwujesz, raty etapowe i co je uruchamia, dopłata końcowa
Termin realizacji	Przewidywany czas i od kiedy biegnie
Projekt i poprawki	Ile rund rysunków lub próbek jest w cenie i ile kosztuje każda kolejna
Zmiany	Jak wyceniasz zmiany po akceptacji
Akceptacja	Jak klient przyjmuje ofertę: podpis, odpowiedź mailem albo wpłata zaliczki, i jakie warunki obowiązują

Zmieść się na jednej, dwóch stronach. Pełne warunki trzymaj w osobnym dokumencie i się do niego odwołaj.

Jak podać cenę

Są trzy popularne formy. W jednej ofercie trzymaj się jednej.

• Jedna kwota. Gdy projekt jest ustalony. Czytelna i trudna do źle zrozumienia.
• Cena bazowa i opcje. Gdy klient jeszcze wybiera wykończenie, kamień albo dodatkową szufladę. Każda opcja w osobnej linii z ceną.
• Widełki, oznaczone jako wycena orientacyjna. Na wczesnym etapie. Napisz, co podnosi, a co obniża cenę.

Czy pokazywać godziny, decydujesz ty. Rozpisanie godzin zaprasza do negocjowania stawki. Dobry opis tego, co obejmuje cena, zwykle odpowiada na prawdziwe pytanie klienta: „za co płacę?”.

Jeśli ceny materiałów się wahają, napisz to. Amerykańska pracownia J. Romero Banjos gwarantuje cenę bazową z dnia zamówienia, ale nie ceny opcji. Możesz zrobić podobnie: ustalić cenę pracy, a cenę wskazanego materiału, na przykład złota, liczyć według dzisiejszego kursu do dnia wpłaty zaliczki.

Termin: od kiedy liczysz

Termin bez punktu startu kończy się sporem. Londyńska pracownia Sebastiana Coxa podaje standardowy czas realizacji 12 tygodni od wpłaty zaliczki i zaznacza, że terminy podaje w dobrej wierze, a o opóźnieniach informuje najszybciej, jak to możliwe. Takie sformułowanie robi trzy rzeczy: podaje okres, punkt startu i to, co się dzieje, gdy coś się przesunie.

Dopisz to, co zależy od klienta: akceptację rysunków, wybór kamienia, dostęp do miejsca montażu, dostarczenie jego materiałów. Jeśli to się opóźni, przesuwa się też termin. Jak w ogóle wyznaczyć termin, piszemy w poradniku o terminach realizacji i listach oczekujących.

Projekt i poprawki

Projektowanie to praca, którą łatwo oddać za darmo. Zdecyduj, ile rund jest w cenie, i zapisz to.

Sebastian Cox wlicza w cenę pierwsze rysunki i jedną poprawkę po uwagach klienta, a za kolejne rysunki lub wizualizacje liczy 10% wartości projektu, jeśli zlecenie nie dojdzie do skutku. Nie musisz kopiować tego modelu, ale zasada się przydaje: określona liczba rund w cenie, potem znana stawka.

W rzemiosłach, które pracują na próbkach (próby szkliwa, wzorniki skóry, próbki wykończenia drewna), napisz, ile próbek jest w cenie i czy klient je zatrzymuje.

Przykłady

Wszystkie kwoty są przykładowe. To nie są ceny rynkowe.

Przykład 1: złoty sygnet (oferta)

• Przedmiot: sygnet z żółtego złota próby 375, owalne oczko 14 × 11 mm, ręcznie grawerowany monogram według szkicu klienta, rozmiar według pomiaru w pracowni.
• Opcje: złoto próby 750 zamiast 375, dopłata 1200 zł. Grawer wewnątrz obrączki, dopłata 250 zł.
• Cena nie obejmuje: wyceny do ubezpieczenia, wysyłki za granicę.
• Cena: 4900 zł brutto.
• Ważność: 14 dni od daty oferty. Złoto liczone według dzisiejszego kursu do dnia wpłaty zaliczki.
• Płatności: 50% zaliczki na zakup metalu i start, reszta przed odbiorem.
• Termin: około sześciu tygodni od zaliczki i akceptacji projektu graweru.
• Poprawki: dwie rundy rysunków graweru w cenie, każda kolejna 150 zł.

Przykład 2: zastawa dla restauracji (najpierw wycena, potem oferta)

• Przedmiot: 40 talerzy obiadowych, 40 deserowych i 20 półmisków, kamionka, szkliwo wybrane z wzornika.
• Wycena orientacyjna: od 16 000 do 19 500 zł, zależnie od ostatecznej średnicy talerzy i tego, czy szkliwo wymaga nowych prób wypału.
• Zapas: pracownia wykonuje dodatkowe sztuki na wypadek strat w wypale. Brytyjska Meres Pottery pisze, że zwykle robi zapasowe egzemplarze na wypadek pęknięć, odkształceń i problemów ze szkliwem. Napisz w ofercie, że zapas jest wliczony, a klient dostaje uzgodnioną liczbę sztuk.
• Cena nie obejmuje: transportu, późniejszych domówień.
• Termin: osiem do dziesięciu tygodni od zaliczki, z adnotacją, że przy wilgotnej pogodzie suszenie trwa dłużej.

Przykład 3: torba skórzana na miarę (oferta z opcjami)

• Przedmiot: torba listonoszka ze skóry garbowanej roślinnie, 38 × 28 × 10 cm, wewnętrzna kieszeń na laptopa, szyta ręcznie, mosiężne okucia.
• Cena bazowa: 2700 zł.
• Opcje: nakładka na pasek, 190 zł; inicjały tłoczone na ślepo, 120 zł; podszewka w drugim kolorze, 230 zł.
• Cena nie obejmuje: wysyłki, napraw wynikających ze zużycia po pierwszym roku.
• Ważność: 21 dni.
• Płatności: 40% zaliczki, reszta po wykonaniu, przed wysyłką.
• Termin: pięć tygodni od zaliczki i wyboru koloru skóry.

Odstąpienie od umowy i konsumenci

Jeśli zawierasz umowę z konsumentem na odległość, na przykład mailowo, ustawa o prawach konsumenta co do zasady daje mu prawo odstąpienia. Art. 38 ust. 1 pkt 3 wyłącza to prawo, gdy przedmiotem świadczenia jest towar nieprefabrykowany, wyprodukowany według specyfikacji konsumenta. Ustawa przewiduje od tego wyjątki (art. 38 ust. 2), a wyłączenie nie odbiera klientowi praw przy wadach. Zanim oprzesz na tym swoje warunki, skonsultuj je z prawnikiem. Przykładowe zapisy do omówienia znajdziesz we wzorze umowy na mebel na zamówienie.

Częste błędy

• Brak terminu ważności. Oferta z wiosny wraca po wzroście cen metalu.
• „Około” przy cenie, która miała być stała. Zdecyduj, czy to oferta, czy wycena orientacyjna.
• Niewycenione opcje. „Można dodać szufladę” zamienia się potem w spór.
• Termin bez punktu startu. „Osiem tygodni”, ale od kiedy?
• Brak wyłączeń. Transport, montaż i cechowanie to najczęstsze niespodzianki.
• Nieograniczone poprawki. Napisz, ile ich jest w cenie.

Więcej o zaliczkach i płatnościach etapowych w poradniku o zaliczkach przy meblach na zamówienie.

Ten poradnik to ogólna informacja, a nie porada prawna. Przepisy się zmieniają, a to, jak działają, zależy od okoliczności konkretnej sprawy. Zanim podejmiesz decyzję dotyczącą swojej umowy, produktu albo firmy, sprawdź aktualny tekst przepisów u właściwego organu albo zapytaj prawnika.

Źródła

• Kodeks cywilny, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795, Kancelaria Sejmu (ELI): art. 66 (oferta i jej ważność), art. 71 (cenniki i reklamy jako zaproszenie), art. 627–632 (umowa o dzieło, wynagrodzenie kosztorysowe i ryczałtowe)
• Ustawa o prawach konsumenta, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1244, Kancelaria Sejmu: art. 38 ust. 1 pkt 3 i ust. 2 (brak prawa odstąpienia przy towarze według specyfikacji konsumenta i wyjątki)
• Before you get building work done, Citizens Advice: brytyjskie rozróżnienie „quote” i „estimate”, co powinna zawierać wycena, płatności etapowe
• How to commission, Sebastian Cox: termin od wpłaty zaliczki, terminy w dobrej wierze, bezpłatne rysunki i poprawka, opłata za kolejne rysunki
• Ordering, Romero Banjos: cena bazowa gwarantowana od dnia zamówienia, ceny opcji nie
• Commissions & Bespoke Orders, Meres Pottery: zapasowe egzemplarze na straty w wypale, wpływ pogody na suszenie